Importeren van machines en apparaten: wat je moet weten

In 2022 importeerde Nederlandse bedrijven voor maar liefst 141 miljard euro aan machines en apparaten, wat neerkomt op bijna 21% van de totale goederenimport. Al deze producten moeten veilig in gebruik zijn volgens Europese normen. Daarnaast zijn er verschillende regels afhankelijk van waar je importeert: binnen of buiten de Europese Unie (EU).

Producteisen binnen de Europese Economische Ruimte (EER)

Producten die binnen de EER op de markt worden gebracht, moeten voldoen aan Europese veiligheids-, gezondheids-, en milieunormen. Veel machines en apparaten moeten een CE-markering hebben om aan te tonen dat ze aan deze normen voldoen. De EER omvat de EU, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein.

CE-markering: Wat Houdt het in?

De CE-markering is verplicht voor veel machines en apparaten die binnen de EER worden verhandeld. Dit merkteken geeft aan dat het product voldoet aan de minimale Europese eisen voor veiligheid, gezondheid en milieu, vastgelegd in diverse CE-richtlijnen. Soms zijn er meerdere richtlijnen van toepassing op één product.

Bijvoorbeeld: industriële machines vallen onder de Machinerichtlijn, terwijl er aparte richtlijnen bestaan voor elektronische apparaten en meet- en weegapparatuur. Voor medische hulpmiddelen gelden daarnaast nog speciale verordeningen. Meer informatie hierover vind je op de website van de RVO.

Verantwoordelijkheden van Producenten, Importeurs en Distributeurs

De verantwoordelijkheden rondom CE-markering verschillen voor producenten, importeurs en distributeurs. Als je producten van buiten de EER importeert, ben je een importeur volgens de richtlijnen. Importeer je uit een EER-land, dan ben je een distributeur.

Producenten zijn doorgaans verantwoordelijk voor het uitvoeren van een conformiteitsbeoordeling, waarbij zij beoordelen of hun product aan de CE-eisen voldoet. Hierbij hoort ook het opstellen van een EG-verklaring van overeenstemming, vaak conformiteitsverklaring genoemd, en het aanbrengen van de CE-markering. In sommige gevallen moet een producent een externe keuringsinstantie (notified body) inschakelen, bijvoorbeeld voor machines met een verhoogd veiligheidsrisico.

Importeurs die producten van buiten de EER invoeren, moeten controleren of de producent de conformiteitsbeoordeling correct heeft uitgevoerd. Ze moeten nagaan of de CE-markering correct is aangebracht en of de gebruiksaanwijzingen in de juiste taal beschikbaar zijn. Daarnaast moeten ze het technisch dossier en de EG-verklaring van overeenstemming bewaren.

Distributeurs die producten binnen de EER importeren, hebben minder verantwoordelijkheden, maar moeten nog steeds controleren of het CE-merkteken en de juiste documentatie aanwezig zijn.

Importeren uit EU-landen

Binnen de EU kun je profiteren van het vrije verkeer van goederen. Dit betekent dat je geen invoerrechten hoeft te betalen wanneer je machines of apparaten importeert uit een andere lidstaat. Ook zijn douaneformaliteiten in dit geval niet nodig. De leverancier in het andere EU-land rekent meestal 0% btw, mits je jouw btw-identificatienummer aan hem doorgeeft. Vervolgens bereken je zelf 21% Nederlandse btw over de aankoop, die je aangeeft in je btw-aangifte. Deze btw kun je meestal als voorbelasting aftrekken.

Importeren uit Landen buiten de EU

Wanneer je machines of apparaten uit een land buiten de EU importeert, moet je aangifte doen bij de Nederlandse Douane. Vaak regelt de vervoerder of douane-expediteur dit voor je tegen een vergoeding. Zij schieten de invoerrechten en btw vaak voor. Daarnaast heb je een EORI-nummer nodig, een identificatienummer dat je gebruikt voor douanezaken.

Voordelen van Handelsverdragen

Bij het importeren van goederen uit landen waarmee de EU handelsverdragen heeft gesloten, kun je mogelijk minder of geen invoerrechten betalen. Dit hangt af van de oorsprong van het product, die je kunt aantonen met certificaten zoals het EUR.1-certificaat. Hierdoor kun je profiteren van gunstige tarieven of zelfs vrijstelling van invoerrechten.

Omgaan met Invoer-btw

Wanneer je machines of apparaten naar Nederland importeert, moet je 21% btw betalen. Deze btw kun je als voorbelasting aftrekken in je btw-aangifte, mits je recht hebt op aftrek. Als je regelmatig importeert, kun je overwegen een vergunning artikel 23 aan te vragen. Hiermee hoef je de btw niet direct bij invoer te betalen, maar kun je deze verrekenen in je aangifte.

Aansprakelijkheid voor Producten

Importeer je producten van buiten de EER, of koop je producten in binnen de EER en breng je ze onder je eigen merknaam op de markt? Dan ben je verantwoordelijk voor eventuele schade die ontstaat door gebreken in deze producten. Het is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat de producten voldoen aan alle geldende eisen.

Parallelimport en Merkproducten

Bij parallelimport koop je merkproducten buiten de officiële distributiekanalen, bijvoorbeeld via een buitenlandse tussenhandelaar. Dit is toegestaan, mits het product al eerder in de EER in de handel is gebracht door de merkhouder of met zijn toestemming. Wil je echter merkproducten importeren uit landen buiten de EER, dan heb je toestemming nodig van de merkhouder.

Tot slot

Wil je na het lezen van deze blog meer weten? Bij Firm24 staan we voor je klaar! Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Of lees een interessante blog over hoe een pentest jouw bedrijf veilig houdt.