Stimuleer je werknemers fiscaal voordelig met een bonusregeling

Een bonus kan worden toegerekend aan de werknemer op basis van geleverde prestaties, aan de hand van vooraf vastgelegde (meetbare) maatstaven of het kan een vast bedrag zijn. In een bonusregeling maak je afspraken met je werknemers over hoe deze variabele beloning wordt bepaald en wat de hoogte ervan is. Een bonus kan individueel zijn of collectief, bijvoorbeeld voor een afdeling of team. 

Voor het vaststellen van een bonus zijn er in principe geen regels. De werkgever is helemaal vrij in het bepalen de bonusregeling, de voorwaarden hiervan en de hoogte van de bonus. Wel is de werkgever verplicht om als ‘goede werkgever’ te handelen. Dit beperkt de vrijheid in het bepalen van een bonusregeling. Een goede werkgever houdt in dat bijvoorbeeld een werknemer niet willekeurig een bonus mag uitkeren en de werkgever altijd zorgvuldig te werk moet gaan en de gemaakte beslissingen moet motiveren. 

Als werkgever wil je een bonusregeling opstellen om je medewerkers te motiveren zodat de werknemers harder gaan werken en gerichter bijdragen aan het resultaat van de onderneming. Daarnaast wil je jouw werknemers ook belonen voor hun harde werk. Een bonusregeling is dus een win-win situatie voor de werknemer en de werkgever. Het is hierbij wel van belang dat je de bonusregeling eerlijk toepast en goed communiceert met je werknemers, zodat de bonusregeling efficiënt en eerlijk is. 

Voor de werknemer is een bonus altijd belastingvrij. Ook de werkgever betaalt geen belasting over de bonus, zolang de bonus voldoet aan bepaalde voorwaarden. Als werkgever mag je een bepaald percentage van het totale fiscale loon van je medewerker besteden aan onbelaste vergoedingen, oftewel de vrije ruimte. In 2022 is deze vrije ruimte 1,7% van de fiscale loonsom t/m € 400.000 en 1,2% boven dat bedrag. Daarnaast geldt ook het ‘gebruikelijkheidsprincipe’. Dat houdt in dat een bonus niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

Wanneer een bonusregeling in een arbeidsovereenkomst of in de cao is opgenomen, moet deze regeling worden nagekomen en mag je als werkgever niet zomaar besluiten geen bonus uit te keren. Op het moment de bonus(regeling) niet is overeengekomen met de werknemer, hoef je in principe de bonus niet uit te keren. Een uitzondering hierop is wanneer er al langere periode bonussen worden uitgekeerd, waarbij je moet denken aan jaren achter elkaar uitkeren van bonussen. Wanneer een werknemer zijn targets niet heeft gehaald, spreekt het voor zich dat hij geen recht heeft op zijn bonus, mits dit goed kan worden gemotiveerd. 

Onderscheid tussen categorieën personeel is niet toegestaan, behalve als je dit objectief kan rechtvaardigen. Dit betekent kortgezegd dat er een goede reden is, die zwaarwegend genoeg is om het onderscheid toe te staan. Wanneer een bonus prestatieafhankelijk is, is het toegestaan om geen bonus of een lage bonus vast te stellen bij de afwezigheid van de werknemer wegens ziekte of zwangerschap. 

Een bonus en een winstdeling zijn niet hetzelfde! Het verschil hiertussen zit in de vraag wanneer de werknemer er recht op heeft. Een winstdeling is afhankelijk van het resultaat van de onderneming, terwijl een bonus daarentegen afhankelijk is van de prestatie van de werknemer. Een werknemer die niet alle targets heeft gehaald voor de bonus door redenen die voor rekening zijn van de werkgever, hebben vaak alsnog wel recht op een bonus. Op het moment de winst van de onderneming tegenvalt door redenen die voor de rekening zijn van de werkgever, kan de winstdeling niet gevorderd worden.