Privacyverklaring

Privacyverklaring Firm24 - Introductie

1. Firm24 B.V., gevestigd en kantoorhoudende te Amsterdam(1043GR) aan de Kingsfordweg 151 (hierna “Firm24”) hecht veel waarde aan een verantwoorde omgang met persoonsgegevens van gebruikers van haar website www.firm24.com (hierna “Gebruikers”).
2. Firm24 verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers dan ook zorgvuldig en met inachtneming van de bepalingen die de Wet bescherming persoonsgegevens of, zodra deze in werking is getreden, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), daaromtrent stelt.
3. In deze Privacyverklaring informeert Firm24 Gebruikers over de manier waarop Firm24 hun persoonsgegevens verwerkt en hoe zij deze kunnen wijzigen of daartegen in verzet kunnen. Deze Privacyverklaring heeft alleen betrekking op de diensten die door Firm24 worden aangeboden op www.firm24.com.

Artikel 1: Uitleg persoonsgegevens en doelen voor de verwerking daarvan

Persoonsgegevens

1. Firm24 maakt onderscheid tussen verschillende soorten Persoonsgegevens:
   1. Accountgegevens: Door gebruiker opgegeven accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord). Hiermee kunnen niet-notariële diensten worden afgenomen zoals templates voor contracten. Ook worden deze gegevens indien noodzakelijk doorgestuurd naar specialistische partners voor diensten als boekhouding of het op maat maken of controleren van een contract.
   2. Notariële gegevens: Door gebruiker opgegeven gegevens die nodig zijn voor het verrichten van een notariële dienst, waaronder gegevens die nodig zijn op grond van de WWFT en gegevens voor de identificatie. Volledige namen, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens en paspoortgegevens en gegevens over de vennootschap zijn vereist voor het opmaken van notariële akten en een telefoonnnummer is noodzakelijk voor de uitvoering en coördinatie van de notariële dienst.
      Deze gegevens worden verwerkt met het doel om een notariële dienst te verlenen, aangezien deze gegevens moeten worden opgenomen in de notariële akte en/of volmacht. Daarnaast worden er ook gegevens verwerkt die de gebruiker aanlevert voor het onderzoek van de notaris in het kader van de zorgplicht. Firm24 analyseert deze gegevens om haar diensten in het algemeen en specifieker het proces met betrekking tot de zorgplicht te verbeteren.
   3. Communicatiegegevens: Gegevens met betrekking tot email contact en overige correspondentie tussen Firm24 en gebruiker. Deze gegevens zijn noodzakelijk om gebruikers te informeren over diensten of voor het verlenen van deze diensten. Zie voor meer informatie hierover artikel 1.9.
   4. Overige gegevens: Gegevens die niet door de gebruiker worden aangeleverd. Zie hiervoor artikel 5 van deze verklaring.
2. Alle Persoonsgegevens van een Gebruiker worden opgeslagen in het account dat Gebruiker aanmaakt op de website www.firm24.com en het CRM systeem van Firm24.
3. Firm24 is te allen tijde verantwoordelijk voor het beheer van de door Gebruiker verschafte Persoonsgegevens en zal zich tot het uiterste inspannen om die Persoonsgegevens te beschermen. In het geval van een datalek zal Firm24 de Gebruiker onmiddellijk van die gebeurtenis op de hoogte brengen via het bij haar bekende e-mailadres en zich tot het uiterste inspannen om verdere verspreiding van die Persoonsgegevens te voorkomen.
4. Gebruiker heeft te allen tijde het recht om de door hem/haar aan Firm24 verschafte Persoonsgegevens op overzichtelijke wijze gepresenteerd te krijgen van Firm24 (“recht op inzage”). Op eerste aanvraag van een Gebruiker zal Firm24 zijn/haar Persoonsgegevens aan een door die Gebruiker aan te wijzen derde partij doorzenden (“recht op dataportabiliteit”) of geheel uit haar systeem verwijderen (“recht op verwijdering”).
5. Eventuele vragen die een gebruiker mocht hebben aangaande zijn Persoonsgegevens kunnen gesteld worden aan support@firm24.com. Deze vragen zullen uiterlijk binnen 2 werkdagen worden beantwoord.
6. Doordat een Gebruiker een dienst aanvraagt en hiervoor persoonsgegevens in de categorieën A, B en C verschaft, is FIRM24 bevoegd om deze persoonsgegevens te gebruiken en verwerken voor de uitvoering van de dienst in verband waarmee de persoonsgegevens zijn verschaft zoals bedoeld in artikel 6.1 (b) van de AVG.
7. De persoonsgegevens onder categorie B, C en D zullen tevens worden aangewend om de dienstverlening van FIRM24 te verbeteren en misbruik te voorkomen, kwalificerend als een gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6.1 (f) van de AVG.
8. De persoonsgegevens zullen verder voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt dan het doeleinde zoals genoemd in deze verklaring, tenzij de Gebruiker expliciete toestemming heeft gegeven voor een andere aanwending van deze Persoonsgegevens.
9. Gebruikers kunnen bellen, chatten & e-mailen met de klantenservice van Firm24. Om gebruikers snel te kunnen helpen bij vragen maken we gebruik van uw gegevens als vermeld onder 1.1 en maakt Firm24 waar nodig aantekeningen. Firm24 gebruikt een CRM systeem om gegevens over het telefoongesprek en gevoerde chats te registreren om deze te analyseren om onze diensten te kunnen verbeteren.
10. Bij het schrijven van een klantbeoordeling kunnen gebruikers kiezen of persoonlijke gegevens zichtbaar zijn voor andere bezoekers en of Firm24 over de klantbeoordeling contact op mag nemen.
11. Op basis van eerdere bezoeken aan www.firm24.com houdt Firm24 het winkelgedrag en persoonlijke voorkeuren van gebruikers bij en kan Firm24 haar aanbod daarop aanpassen. Firm24 gebruikt daarvoor cookies (indien toestemming is gegeven), een IP-adres en informatie over eerdere aankopen.
12. Indien nodig zal Firm24 gegevens van gebruikers aanwenden om fraude te onderzoeken of te voorkomen. Op verzoek zal Firm24 Persoonsgegevens als vermeld onder 1.1 aan politie, justitie en andere opsporingsdiensten of betrokken derden overhandigen, indien zij daartoe gehouden is op grond van de wet, een rechterlijk vonnis, of indien dat noodzakelijk is ter voorkoming van strafbare feiten of onrechtmatige gedragingen.
13. Op sommige plekken op www.firm24.com, kunnen gebruikers met een social media-account inloggen. Het winkelgedrag kan dan zichtbaar worden op het social media-account van gebruikers. Firm24 krijgt geen toegang tot het social media-account van de gebruiker.

Artikel 2: Doorgifte aan derden

Firm24 geeft persoonsgegevens niet aan derden, tenzij:

1. De doorgifte geschiedt aan een door Firm24 voor de in deze Privacyverklaring opgesomde doeleinden ingeschakelde derden, met welke derden Firm24 een overeenkomst heeft gesloten waarin is bepaald hoe deze Samenwerkingspartner op een verantwoorde wijze omgaat met uw persoonsgegevens;
2. Firm24 op grond van een wettelijke plicht gehouden is persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties.

Artikel 3: Beveiliging van gegevens

Firm24 maakt – voor zover dat van haar verlangd mag worden – gebruik van passende technische en organisatorische veiligheidsprocedures, onder meer om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot gegevens en om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van de informatie die Firm24 ontvangt.

Artikel 4: Beschikbaarheid en wijziging van gegevens

Gebruikers kunnen op elk moment inzage vragen in hun persoonsgegevens die Firm24 verwerkt. Ook kunnen gebruikers een verzoek doen om gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Hiervoor kunnen gebruikers een e-mail sturen naar 1043GR of gebruik maken van de de-autorisatie mogelijkheid in uw account. Als gebruikers ervoor kiezen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen, kan mogelijk geen gebruik meer maken van de website omdat de verwerking van deze persoonsgegevens essentieel is voor het gebruik van de website.

Artikel 5: Cookies

Firm24 gebruikt gegevens om gebruikers een zo persoonlijk mogelijke winkelervaring te bieden. Firm24 past wat gebruikers op www.firm24.com zien aan op hun interesses. Firm24 gebruikt daarvoor bijvoorbeeld gegevens van eerdere bestellingen, IP-adressen en cookies. Over cookies kunt u hier meer lezen.

Artikel 6: Aansprakelijkheid Firm24

Firm24 heeft geen zeggenschap over het eventuele gebruik door derden van uw persoonsgegevens. Deze Privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Firm24 verwerkt ten behoeve van www.firm24.com. Firm24 accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Artikel 7: Bewaartermijn

1. Firm24 bewaart kopieën van paspoorten gedurende een periode van 30 dagen vanaf de aanvraagdatum, tenzij Firm24 op grond van een wettelijke bepaling verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren
2. Oprichtingsaktes en aandeelhoudersregisters worden niet verwijderd, tenzij een gebruiker hiervoor een verzoek indient.

Artikel 8: Wijziging Privacyverklaring

Firm24 behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring aan te passen. Elke aanpassing zal via www.firm24.com bekend gemaakt worden. Door na wijzigingen gebruik te maken van www.firm24.com gaat u akkoord met een eventueel gewijzigde Privacyverklaring. Hou voor alle wijzigingen regelmatig deze pagina en www.firm24.com in de gaten.

De huidige Privacyverklaring is bijgewerkt op 31-07-2020