Werk efficiënter met een organogram!

Om je bedrijfsvoering efficiënter en duidelijker te maken, kun je overwegen een organogram te (laten) maken. Zo heb je meer inzicht in de structuren binnen je bedrijf en zie je sneller waar je nog aan efficiënte kunt winnen. Wat een organogram precies is en hoe je een goed organogram maakt, lees je in dit artikel.

Wat is een organogram

Een org chart, organizational chart, organigram of een organogram is een structureel overzicht van (een bepaald deel van) je onderneming. Met een organogram maak je inzichtelijk hoe je onderneming georganiseerd is door een schematische weergave te maken. Dit doe je meestal met behulp van een speciaal computerprogramma, maar sommige tekstverwerkers zoals Microsoft Word bieden hier ook functionaliteiten voor.

Figuur 1 - voorbeeld hiërarchisch organogram

Soorten organogrammen

Grofweg kunnen drie soorten organogrammen onderscheiden worden:

• Hiërarchiediagram | dit type organogram komt het vaakst voor en gaat uit van de manier waarop de afdelingen en personen in je organisatie zich hiërarchisch tot elkaar verhouden. Jij als directeur/eigenaar van de onderneming komt (bijna) altijd bovenaan, daaronder je managers en daar weer onder de reguliere medewerkers.
• Matrixdiagram | dit type wordt gebruikt wanneer medewerkers meer dan één manager hebben. Als een groep werknemers bijvoorbeeld meerdere projecten uitvoert die elk een eigen projectmanager hebben, wordt per project een matrixdiagram gemaakt.
• Vlak of horizontaal organogram | dit type is minder uitgebreid dan de eerdere twee types en kom je vaak tegen bij redelijk platte organisaties met weinig tussenlagen. In een vlak organogram is er een laag voor het management en een laag voor de ondergeschikte medewerkers.

Waarom is een organogram belangrijk?

Voordelen

Een organogram kan op verschillende manieren gemaakt worden en daarmee verschillende inzichten bieden. Sta je bijvoorbeeld aan de basis van de oprichting van je bv en wil je voor al je medewerkers inzichtelijk maken welke taken ze hebben, dan helpt een organogram om duidelijkheid te scheppen. Zo kunnen er geen conflicten ontstaan op de werkvloer over wie welk vakgebied aanstuurt en waar eenieder zeggenschap over heeft. Het kan ook zo zijn dat je al enkele jaren bezig bent met je onderneming en wilt reorganiseren om kosten te besparen. Door alle medewerkers in een organogram te plaatsen, kun je eenvoudig zien welke lagen misschien overbodig zijn en er tussenuit gehaald kunnen worden. Als een afdeling te weinig personeel heeft en je vraagt nieuwe medewerkers in te huren, kun je ook eerst een organogram maken om te kijken waar je werknemers over hebt. Een organogram kan dus in veel gevallen een uitkomst zijn!

Aandachtspunten

Let wel op dat organogrammen snel kunnen verouderen als er veel verloop is binnen je bedrijf. Een tip is daarom om in een organogram alleen de functieomschrijving neer te zetten, mensen zullen weten welke functie ze in het organogram hebben omdat dit ook in hun arbeidsovereenkomst staat. Daarnaast is een organogram niet altijd even duidelijk, omdat de relaties tussen medewerkers onderling niet kunnen worden meegenomen. Het kan dus aantrekkelijk zijn om op basis van een organogram bepaalde medewerkers is een team te plaatsen, maar als ze niet met elkaar kunnen opschieten zal de efficiënte van het team daar onder lijden.

Hoe kies ik het juiste type organogram?

Wil je met een adviseur sparren om erachter te komen welk type organogram past bij jouw onderneming? Bij Firm24 kan dit gratis! Klik hier om een check-gesprek in te plannen. We helpen je dan het juiste type te kiezen en zo je organisatie goed in kaart te brengen.